バーチャル展示会とは？メリットや開催手順、ツールの選び方を徹底解説

展示会は、自社の認知拡大やリード獲得に役立つ重要なマーケティング手法の一つですが、新型コロナウイルスの流行により従来の展示会を実施することができない期間がありました。

その波を受けて、新たなマーケティング施策として、非接触のバーチャル展示会が注目を集めています。

本記事では、バーチャル展示会の基礎知識からメリット、開催手順までを詳しく解説します。

バーチャル展示会とは？基礎知識や開催の目的を解説

バーチャル展示会とは、インターネット上の仮想空間で開催される展示会のことです。

3DCGやVR技術などを活用し、実際の展示会場のような雰囲気をオンラインで再現したもので、新型コロナウイルスの影響でリアルイベントが制限されたことを背景に普及しました。

現在では、場所や時間の制約を受けない新たな施策として定着しています。

この手法の特徴は、オンラインならではの強みを活かしたアプローチが可能な点で、多くの企業が営業リード獲得のために活用しています。

バーチャル展示会とオンライン展示会の違い

似たような手法に、「オンライン展示会」がありますが内容は異なります。

オンライン展示会は、Web上で開催される展示会全般を指す言葉で、Webサイト上で動画やPDF資料を閲覧する2D形式のものを指すことが多いです。

一方でバーチャル展示会は、オンライン展示会の一種として位置づけられます。

特に、3D技術やメタバース技術を用いて構築された仮想空間内で行われるものを指し、参加者がアバターとして空間を移動したり、360度画像で製品を見たりすることができます。

そのため、よりリアルに近いインタラクティブな体験を提供でき、参加者の滞在時間が長くなりやすい点が大きな違いでしょう。

バーチャル展示会を開催するメリットとは？

バーチャル展示会には、従来のリアル展示会にはない様々なメリットが存在します。

ここでは、バーチャル展示会を開催する具体的なメリットを3つ紹介しますので、自社のビジネスにどのように貢献できるかを確認してみましょう。

会場設営や運営にかかるコストを削減できる

リアル展示会では、会場のレンタル費用やブースの設営費など多額のコストがかかります。

しかし、バーチャル展示会であればこれらの物理的な費用を大幅に削減できます。

具体的には、当日の運営スタッフの人件費や、会場までの交通費、パンフレットなど印刷代がかかりません。

また、一度制作した仮想空間やデジタルコンテンツは再利用が可能なため、次回の展示会や自社サイトでの常設展示などにも活用できます。

結果として、中長期的なコストパフォーマンスが非常に高い施策と言えます。

参加者の詳細な行動データを取得できる

リアル展示会では「どの展示をどれくらい見たか」という詳細なデータの取得は困難です。

一方、バーチャル展示会では、参加者の行動履歴をオンライン上で正確に取得できます。

主には、申し込みから来場、ブースの滞在時間、資料のダウンロード履歴などを把握可能です。

こういったデータを分析することで、展示会後の効果的な営業アプローチに活用できます。

ホットリードを見極めやすくなり、マーケティング施策の精度向上につながります。

データに基づいた戦略的なフォローアップが実現できるのが大きな強みです。

遠方の顧客にもアプローチできる

インターネット環境さえあれば、国内外問わずどこからでもアクセスが可能です。

そのため、リアル展示会のように地理的な制約を受けることがありません。

遠方で会場に足を運べなかった潜在顧客や、多忙なビジネスパーソンも気軽に参加できるようになるため、集客の幅が広がり新たな顧客層の開拓につながるでしょう。

天候や交通機関の乱れによる影響を受けない点も、主催者にとって大きな安心材料です。

より多くの人との接点を創出できるのがバーチャル展示会の魅力です。

バーチャル展示会を開催する際の懸念点と対策

バーチャル展示会には多くのメリットがある一方で、オンラインならではの懸念点も存在します。

これらの懸念点を事前に理解し、適切な対策を講じることが成功の鍵となりますので、ここでは代表的な懸念点とその対策について詳しく解説します。

商材によっては魅力が伝わりにくい

オンライン上では、実際に商品を手に取って触感や重さ、匂いなどを確かめることができません。

そのため、食品やアパレルなど五感に訴える商材は魅力が伝わりにくいという懸念があります。

対策として、高解像度の画像や360度ビュー、動画などを活用して視覚的な情報を補うことが有効です。

また、AR（拡張現実）技術を用いて、参加者の手元の空間に製品の3Dモデルを投影する方法もあります。

事前にサンプルを送付してオンライン商談と組み合わせるなどの工夫も良いでしょう。

このように商材の特性に合わせて、オンラインでも魅力が伝わる見せ方を追求することが大切です。

単独開催の場合は集客のハードルが高い

自社単独でバーチャル展示会を開催する場合、自社の知名度や集客力に大きく依存します。

そのため、新規顧客の獲得が難しく、集客のハードルが高くなる傾向があります。

この懸念に対して、最初は主催者が集客を担う合同開催型の展示会に出展するのがおすすめです。

合同開催型で認知度を高め、ノウハウを蓄積してから単独開催に挑戦すると良いでしょう。

一方の単独開催の場合は、SNSやメルマガ、Web広告などを活用した積極的な事前告知が不可欠です。

バーチャル展示会開催に必要なツールの選び方

バーチャル展示会を開催・出展するには、目的に合ったプラットフォームを選ぶことが重要です。

ツールによって機能や表現方法、参加者のアクセス方法などが大きく異なりますので、下記で解説するツールを選ぶ際の具体的なポイントを3つの視点を参考にしてください。

3D形式か2D形式かで選ぶ

バーチャル展示会の形式は、大きく3D形式と2D形式に分けられます。

3D形式は、仮想空間を歩き回るような没入感があり、ブランディングや世界観の表現に優れています。

しかし、制作コストや時間がかかりやすいという側面もあります。

一方、2D形式はWebサイト上で動画や資料を閲覧する形式で、手軽に低コストで構築できます。

情報収集を主な目的とするBtoB向けの展示会には2D形式が適していることが多いです。

目的や予算を踏まえてどちらの形式がターゲット層が求める体験価値を設計できるか、を基準に判断しましょう。

ブラウザ型かアプリインストール型かで選ぶ

システムの形式には、Webブラウザ型とアプリインストール型の2種類があります。

ブラウザ型は専用アプリのダウンロードが不要で、URLをクリックするだけで手軽に参加できます。

そのため、集客のハードルが低くBtoB展示会で主流となっています。

一方、アプリインストール型は事前にアプリの準備が必要ですが、動作が安定しており、よりリッチな3D表現や高度な機能を利用できるのが特徴です。

このように、参加者の利便性を優先するか、体験の質を優先するかで選ぶツールが変わります。

アバター機能の有無で選ぶ

アバター機能があるツールでは、参加者が自身のアバターを操作して会場内を自由に移動できます。

他の参加者や出展者とチャットや音声でコミュニケーションを取ることも可能です。

リアルな展示会に近い偶発的な出会いや、活発な交流を促進したい場合に適しています。

参加者同士のネットワーキングを重視するイベントには必須の機能と言えるでしょう。

一方で、純粋な情報収集のみを目的とする場合はアバター機能が不要なケースもあります。

そのため、展示会のコンセプトや参加者に提供したい体験に合わせて、機能の有無を確認してください。

バーチャル展示会の企画・開催を成功させるための手順

バーチャル展示会を成功させるためには、事前の綿密な企画と準備が不可欠です。

目的を明確にし、ターゲット設定からコンテンツ制作、集客までを計画的に進める必要があります。

ここでは、企画から開催、そして開催後に至るまでの具体的な手順を解説しますので、ステップごとのポイントを押さえて、スムーズな運営を目指しましょう。

ターゲットとテーマを明確にする

最初のステップとして、展示会の目的とターゲット層を明確にします。

新規リード獲得、既存顧客の育成など、何のために開催するのかを定義しましょう。

次に、ターゲットの課題や興味関心に合わせて、展示会のテーマやコンセプトを設定します。

この時、テーマを明確に決めておくことで、どのようなコンテンツを用意すべきかが判断しやすくなります。

社内で目的とターゲットの認識をしっかりとすり合わせておきましょう。

コンテンツを設計してツールを選定する

テーマに沿って、製品紹介動画、ダウンロード用資料、ウェビナーなどのコンテンツを設計します。

オンラインでは直接商品に触れられないため、魅力が伝わる質の高いコンテンツ制作が重要です。

同時に、自社の要件を満たすバーチャル展示会プラットフォームを選定します。

参加者が迷わず情報を得られるよう、ユーザーファーストな導線設計を心がけ、予算や必要な機能、3Dか2Dかなどを基準に最適なツールを選びましょう。

コンテンツとツールの両輪が揃うことで、満足度の高い展示会が実現します。

ターゲットに向けて集客施策を実施する

バーチャル展示会は「待ちの姿勢」では人が集まらないため、積極的な集客施策が必要です。

自社のWebサイトやSNS、メールマガジンでの告知に加え、Web広告の出稿なども検討しましょう。

ターゲット層が興味を持つような専門家を招いた無料ウェビナーを企画するのも、効果的な施策です。

集客の際には、複数のチャネルを組み合わせて、より多くの潜在顧客にアプローチすることが重要なため、開催の数週間前から計画的に告知を行い、参加登録を促していきましょう。

開催後のフォローアップ体制を整える

バーチャル展示会は開催して終わりではなく、その後のフォローアップが非常に重要です。

取得した参加者の行動データを分析し、興味関心度合いに応じて顧客をセグメント分けします。

ホットリードには営業担当者から個別に連絡し、迅速に商談へつなげることが大切です。

まだ検討段階のコールドリードには、ステップメールの配信などで継続的な関係構築を図ります。

このように、データに基づいた的確なアフターフォローを行うことで、展示会の費用対効果が最大化します。

バーチャル展示会を活用してビジネスの可能性を広げよう

バーチャル展示会は、場所や時間の制約を超えて多くの見込み顧客にアプローチできる強力な手法です。

懸念点やツールの選び方を理解し、適切な企画と集客施策を行うことが成功につながります。

コストを抑えながら高い効果を得るために、事前の準備と開催後のフォローアップを徹底しましょう。